Υπενθυμίσεις ραντεβού: λιγότερα κενά στο πρόγραμμα, χωρίς να πιέζετε τους ασθενείς

Ένα ραντεβού που δεν τηλεφώνησε κανείς για να το ακυρώσει είναι μισή ώρα που δεν δόθηκε σε κάποιον που περίμενε. Οι περισσότεροι ασθενείς δεν ξεχνούν από αδιαφορία. Το ραντεβού κλείστηκε πριν από τρεις εβδομάδες, η μέρα γέμισε και απλώς ξέφυγε. Μια καλή υπενθύμιση λύνει το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος.

Πότε να στέλνετε

Δύο υπενθυμίσεις αρκούν για τα περισσότερα ιατρεία: μία δύο μέρες πριν και μία το πρωί της ίδιας μέρας. Η πρώτη δίνει χρόνο στον ασθενή να αλλάξει το ραντεβού και σε εσάς να δώσετε τη θέση σε άλλον. Η δεύτερη θυμίζει την ώρα. Περισσότερα μηνύματα κουράζουν και αρχίζουν να αγνοούνται.

Με ποιο κανάλι

Ρωτήστε τον ασθενή όταν κλείνει το πρώτο ραντεβού: SMS, Viber ή email. Κρατήστε την επιλογή του στον φάκελο και σεβαστείτε την. Ένας ηλικιωμένος ασθενής μπορεί να προτιμά τηλεφώνημα, και αυτό είναι επίσης υπενθύμιση. Το σημαντικό είναι να υπάρχει συναίνεση για το κανάλι και να είναι εύκολο να την αλλάξει.

Τι να γράφει το μήνυμα

Μόνο ό,τι χρειάζεται για να έρθει:

• την ημέρα και την ώρα,

• τη διεύθυνση και, αν βοηθά, πώς έρχεται κανείς,

• ένα απλό τρόπο να ακυρώσει ή να αλλάξει το ραντεβού.

Τίποτα για τον λόγο της επίσκεψης ή για εξετάσεις. Ένα μήνυμα μπορεί να το δει κάποιος άλλος στο κινητό του ασθενή, και τα δεδομένα υγείας δεν ανήκουν σε μια ειδοποίηση. Το «Σας περιμένουμε την Τρίτη 14:30 στο ιατρείο» είναι αρκετό.

Κάντε την ακύρωση εύκολη

Μπορεί να ακούγεται αντίθετο, αλλά όσο πιο εύκολη είναι η ακύρωση, τόσο λιγότερα ραντεβού χάνονται εντελώς. Ένας ασθενής που μπορεί να απαντήσει «δεν θα έρθω» με ένα μήνυμα θα το κάνει. Ένας που πρέπει να τηλεφωνήσει σε ώρες γραφείου συχνά δεν θα το κάνει. Η ακύρωση που έρχεται δύο μέρες νωρίτερα είναι θέση που ξαναδίνεται.

Μια λίστα αναμονής

Αν υπάρχουν ασθενείς που περιμένουν νωρίτερο ραντεβού, κρατήστε τους σε μια λίστα. Όταν ελευθερώνεται θέση από μια ακύρωση, η γραμματεία ξέρει ποιον να ειδοποιήσει πρώτο. Οι υπενθυμίσεις και η λίστα αναμονής δουλεύουν μαζί.

Μετρήστε το

Κρατήστε κάθε μήνα έναν απλό αριθμό: πόσα ραντεβού χάθηκαν χωρίς ειδοποίηση. Δεν χρειάζεται ακρίβεια λογιστή. Αν ο αριθμός πέφτει, οι υπενθυμίσεις δουλεύουν. Αν όχι, δοκιμάστε άλλη ώρα αποστολής ή άλλο κανάλι πριν προσθέσετε περισσότερα μηνύματα.