Πόσα χρόνια κρατάμε το ιατρικό αρχείο; Τι λέει ο Κώδικας Δεοντολογίας

Στο ερώτημα πόσα χρόνια κρατάμε το ιατρικό αρχείο, ο Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας (ν. 3418/2005, άρθρο 14) απαντά με δύο αριθμούς. Στα ιδιωτικά ιατρεία και στις άλλες ιδιωτικές μονάδες πρωτοβάθμιας φροντίδας, δέκα χρόνια από την τελευταία επίσκεψη του ασθενή. Σε κάθε άλλη περίπτωση, όπως μια κλινική ή ένα νοσοκομείο, είκοσι χρόνια από την τελευταία επίσκεψη.

Πόσα χρόνια κρατάμε το ιατρικό αρχείο: η διάταξη

Η παράγραφος 4 του άρθρου 14 λέει:

«Η υποχρέωση διατήρησης των ιατρικών αρχείων ισχύει: α) στα ιδιωτικά ιατρεία και τις λοιπές μονάδες πρωτοβάθμιας φροντίδας υγείας του ιδιωτικού τομέα, για μία δεκαετία από την τελευταία επίσκεψη του ασθενή και β) σε κάθε άλλη περίπτωση, για μία εικοσαετία από την τελευταία επίσκεψη του ασθενή.»

Το άρθρο 14 ισχύει όπως γράφτηκε το 2005. Το ενοποιημένο κείμενο του Ιατρικού Συλλόγου Αθηνών (2025) δεν σημειώνει καμία τροποποίηση σε αυτό.

Η προθεσμία μετρά χωριστά για κάθε ασθενή. Ένας ασθενής με τελευταία επίσκεψη τον Μάρτιο του 2016 βγήκε από την υποχρέωση του ιδιωτικού ιατρείου τον Μάρτιο του 2026. Αν είχε έρθει ξανά το 2020, η δεκαετία θα μετρούσε από το 2020 και θα έφτανε ως το 2030. Η ημερομηνία που σας ενδιαφέρει σε κάθε φάκελο είναι λοιπόν η τελευταία επίσκεψη.

Δέκα χρόνια για το ιδιωτικό ιατρείο και είκοσι για κάθε άλλη περίπτωση, από την τελευταία επίσκεψη. Παράδειγμα: επίσκεψη το 2016 και νέα το 2020, οπότε η υποχρέωση λήγει το 2030.

Τι πρέπει να γράφει ο φάκελος

Η παράγραφος 2 ζητά:

ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, φύλο, ηλικία, επάγγελμα και διεύθυνση του ασθενή,
τις ημερομηνίες των επισκέψεων,
κάθε άλλο ουσιώδες στοιχείο της φροντίδας, ανάλογα με την ειδικότητα: τα ενοχλήματα, τον λόγο της επίσκεψης, την πρωτογενή και δευτερογενή διάγνωση, την αγωγή.

Οι κλινικές και τα νοσοκομεία κρατούν επιπλέον τα αποτελέσματα όλων των κλινικών και παρακλινικών εξετάσεων (παρ. 3). Και ένας κανόνας για το ύφος: στον φάκελο δεν γράφονται κρίσεις ή σχόλια για τον ασθενή, εκτός αν αφορούν την ασθένειά του (παρ. 7).

Ηλεκτρονικό αρχείο: επιτρέπεται, με όρους

Ο Κώδικας λέει από την πρώτη παράγραφο ότι το αρχείο τηρείται «σε ηλεκτρονική ή μη μορφή». Για τα προσωπικά δεδομένα παραπέμπει στον ν. 2472/1997, που καταργήθηκε το 2019. Η παραπομπή διαβάζεται πλέον ως παραπομπή στον GDPR και στον ν. 4624/2019 (άρθρα 83 και 84 του ίδιου νόμου).

Ο ν. 4624/2019 (άρθρο 22 παρ. 3) δίνει ενδεικτικά μέτρα για τα δεδομένα υγείας. Για ένα ηλεκτρονικό αρχείο μεταφράζονται σε:

καταγραφή του ποιος πρόσθεσε, άλλαξε ή αφαίρεσε δεδομένα, ώστε να ελέγχεται εκ των υστέρων,
περιορισμούς στην πρόσβαση,
ψευδωνυμοποίηση και κρυπτογράφηση,
δυνατότητα να επανέλθει γρήγορα η πρόσβαση μετά από βλάβη ή άλλο τεχνικό συμβάν,
τακτική δοκιμή ότι τα μέτρα δουλεύουν.

Στην πράξη, για τα δύο τελευταία χρειάζεστε αντίγραφα ασφαλείας και μια δοκιμή επαναφοράς κάθε λίγους μήνες. Ο Κώδικας δεν λέει τίποτα για τη σάρωση χάρτινων φακέλων. Αν σκοπεύετε να ψηφιοποιήσετε το παλιό αρχείο και να καταστρέψετε τα πρωτότυπα, ρωτήστε πρώτα τον ιατρικό σύλλογό σας. Για τη σειρά της μετάβασης υπάρχει ένα πλάνο βήμα βήμα.

Πρόσβαση και αντίγραφα για τον ασθενή

Ο ασθενής έχει δικαίωμα πρόσβασης στο αρχείο και λήψης αντιγράφων του φακέλου του (παρ. 8). Μετά τον θάνατό του, το ίδιο δικαίωμα έχουν οι κληρονόμοι του, αν είναι συγγενείς ως τον τέταρτο βαθμό. Τρίτοι δεν έχουν πρόσβαση, με εξαίρεση τις δικαστικές και εισαγγελικές αρχές και κρατικά όργανα με τέτοια αρμοδιότητα (παρ. 9).

Ο GDPR προσθέτει δύο κανόνες. Το πρώτο αντίγραφο δίνεται δωρεάν, και για επιπλέον αντίγραφα μπορείτε να ζητήσετε εύλογο τέλος (άρθρα 12 παρ. 5 και 15 παρ. 3). Η απάντηση δίνεται μέσα σε έναν μήνα, με δυνατότητα παράτασης δύο μηνών για σύνθετα ή πολλά αιτήματα (άρθρο 12 παρ. 3).

Κατά το Δικαστήριο της ΕΕ (υπόθεση C-307/22, 2023), το πρώτο αντίγραφο είναι δωρεάν ακόμη κι αν ο ασθενής το θέλει για αξίωση εναντίον του γιατρού. Το αντίγραφο περιλαμβάνει σε κάθε περίπτωση τα στοιχεία με διαγνώσεις, αποτελέσματα εξετάσεων, γνωματεύσεις και κάθε θεραπεία ή επέμβαση.

Τι αλλάζει ο GDPR στη διάρκεια

Ο GDPR δεν ορίζει αριθμό ετών, οπότε δεν αλλάζει τα δέκα και τα είκοσι χρόνια του Κώδικα. Κατατάσσει τα δεδομένα υγείας στις ειδικές κατηγορίες (άρθρο 9). Ορίζει επίσης ότι τα δεδομένα κρατιούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση μόνο όσο χρειάζεται για τον σκοπό τους (άρθρο 5 παρ. 1 ε).

Μέσα στην προθεσμία, ένα αίτημα διαγραφής από τον ασθενή δεν σας υποχρεώνει να σβήσετε τον φάκελο. Το δικαίωμα διαγραφής δεν εφαρμόζεται στον βαθμό που η τήρηση είναι νομική υποχρέωση (άρθρο 17 παρ. 3 β).

Μετά την προθεσμία, η υποχρέωση του Κώδικα τελειώνει. Για να κρατήσετε έναν φάκελο περισσότερο χρειάζεστε συγκεκριμένο λόγο. Ένας τέτοιος λόγος είναι μια εκκρεμής διαφορά με τον ασθενή (άρθρο 17 παρ. 3 ε). Γράψτε τον λόγο, γιατί ο GDPR ζητά να μπορείτε να αποδείξετε ότι τηρείτε τις αρχές του (άρθρο 5 παρ. 2). Τα υπόλοιπα βασικά θα τα βρείτε στο άρθρο GDPR στο ιατρείο.

Στο τέλος της προθεσμίας: ασφαλής καταστροφή

Για την καταστροφή ισχύει η Οδηγία 1/2005 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Μένει σε ισχύ όσο δεν συγκρούεται με τον GDPR (ν. 4624/2019, άρθρο 83 παρ. 2), και η Αρχή γράφει ότι ακολουθείται «κατ' ελάχιστον». Η Οδηγία είναι του 2005 και μιλά για δισκέτες, αλλά οι κανόνες της ταιριάζουν και σε έναν φορητό υπολογιστή:

Τα δεδομένα καταστρέφονται αμέσως μόλις περάσει η περίοδος που χρειάζεται για τον σκοπό τους, και η καταστροφή δεν αναστρέφεται (άρθρο 3).
Έχετε συγκεκριμένη διαδικασία καταστροφής και γραπτό έλεγχο ότι τηρείται (άρθρο 4 παρ. 1).
Επειδή ο φάκελος καλύπτεται από ιατρικό απόρρητο, την καταστροφή την κάνετε κατά κανόνα εσείς. Αν αυτό είναι ιδιαίτερα δύσκολο και την αναθέσετε, κρατάτε την επίβλεψη, για παράδειγμα με καταστροφή μέσα στο ιατρείο (άρθρο 4 παρ. 2 γ).
Τα χαρτιά τεμαχίζονται. Στα ηλεκτρονικά αρχεία η απλή διαγραφή δεν αρκεί, γιατί τα δεδομένα μπορεί να ανακτηθούν. Η Οδηγία προτείνει αντικατάσταση με τυχαίους χαρακτήρες (overwrite) ή φυσική καταστροφή του μέσου (άρθρα 5 και 6).
Καταστρέφονται και τα αντίγραφα ασφαλείας (άρθρο 6 παρ. 4).
Για κάθε προγραμματισμένη καταστροφή γράφεται πρωτόκολλο: ημερομηνία, ποια δεδομένα, μέθοδος, υπεύθυνος (άρθρο 5 παρ. 3).

Ορίστε έναν σταθερό έλεγχο, για παράδειγμα στην αρχή κάθε μήνα. Τότε βγάζετε τους φακέλους που πέρασαν την προθεσμία, κρατάτε όσους έχουν συγκεκριμένο λόγο και καταστρέφετε τους υπόλοιπους με πρωτόκολλο.

Όταν ο γιατρός σταματά ή το ιατρείο κλείνει

Ο Κώδικας δεν ορίζει διαδικασία για το κλείσιμο ενός ιατρείου. Η προθεσμία του άρθρου 14 όμως μετρά από την τελευταία επίσκεψη κάθε ασθενή, και το κείμενο δεν τη συνδέει με τη λειτουργία του ιατρείου. Και ο γιατρός οφείλει να προστατεύει το απόρρητο και μετά την παύση της άσκησης του επαγγέλματος (άρθρο 13 παρ. 2 β).

Πριν κλείσετε, αποφασίστε και γράψτε:

πού θα φυλάσσεται το αρχείο ως τη λήξη της τελευταίας προθεσμίας και ποιος θα έχει πρόσβαση,
πώς θα ζητούν οι ασθενείς αντίγραφο του φακέλου τους,
ποιος θα κάνει την καταστροφή όταν έρθει η ώρα.

Ρωτήστε και τον ιατρικό σύλλογό σας πώς χειρίζεται τέτοιες περιπτώσεις. Αν το αρχείο είναι ηλεκτρονικό, βεβαιωθείτε ότι εξάγεται σε μορφή που διαβάζουν και άλλα συστήματα, ώστε να μη μείνει κλειδωμένο σε ένα πρόγραμμα. Στο medground Office και στο medground Hospital, τα προγράμματα της Medground για ιατρεία και κλινικές, τα κλινικά δεδομένα αποθηκεύονται σε openEHR, ένα ανοιχτό πρότυπο που διαβάζουν και άλλα συστήματα.

Ενημέρωση: Οκτώβριος 2026. Το άρθρο δεν αποτελεί νομική ή φορολογική συμβουλή.