Από το χαρτί και το Excel σε ένα σύστημα: ένα ρεαλιστικό πλάνο για το ιατρείο
Πώς περνάει ένα ιατρείο ή μια μικρή κλινική από τους φακέλους και τα αρχεία Excel σε ένα ενιαίο σύστημα, χωρίς να σταματήσει η καθημερινή δουλειά.
Στα περισσότερα ιατρεία το ιστορικό ενός ασθενή δεν βρίσκεται σε ένα σημείο. Ένα μέρος είναι στον χάρτινο φάκελο, τα ραντεβού σε ένα αρχείο Excel ή στο ημερολόγιο της γραμματείας, οι εξετάσεις σε PDF στο email και κάποιες σημειώσεις σε μηνύματα στο κινητό. Όσο το ιατρείο είναι μικρό, αυτό δουλεύει. Μόλις αυξηθούν οι ασθενείς ή μπει δεύτερος γιατρός, ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση γίνεται καθημερινός.
Η μετάβαση σε ένα σύστημα δεν χρειάζεται να γίνει μέσα σε ένα Σαββατοκύριακο. Χρειάζεται σειρά.
1. Καταγράψτε τι κρατάτε και πού
Πριν διαλέξετε οτιδήποτε, γράψτε σε μία σελίδα πού βρίσκεται κάθε είδος πληροφορίας σήμερα: φάκελοι ασθενών, ραντεβού, αποτελέσματα εξετάσεων, βεβαιώσεις, τιμολόγια, επαφές. Δίπλα σε κάθε γραμμή σημειώστε ποιος το ενημερώνει. Συνήθως φαίνεται αμέσως ότι η ίδια πληροφορία γράφεται δύο και τρεις φορές.
2. Ξεκινήστε από τους ενεργούς ασθενείς
Δεν χρειάζεται να περάσει όλο το αρχείο από την πρώτη μέρα. Ξεκινήστε με τους ασθενείς που έρχονται τους επόμενους μήνες. Το παλιό αρχείο μένει εκεί που είναι και μεταφέρεται όταν ο ασθενής ξαναέρθει. Έτσι η δουλειά μοιράζεται σε εβδομάδες και όχι σε μια εξαντλητική πληκτρολόγηση.
3. Ένα σημείο για τα ραντεβού
Τα ραντεβού είναι συνήθως το καλύτερο πρώτο βήμα, γιατί τα αγγίζουν όλοι κάθε μέρα. Όταν η γραμματεία και ο γιατρός βλέπουν το ίδιο πρόγραμμα, εξαφανίζονται τα διπλοκλεισμένα ραντεβού και οι τηλεφωνικές διευκρινίσεις. Μετά από αυτό, η σύνδεση κάθε ραντεβού με τον φάκελο του ασθενή έρχεται φυσικά.
4. Εκπαιδεύστε πρώτα τη γραμματεία
Η γραμματεία θα χρησιμοποιεί το σύστημα περισσότερο από όλους. Αν νιώθει άνετα, το ιατρείο θα το υιοθετήσει. Δώστε της χρόνο να δοκιμάσει πραγματικά σενάρια: νέος ασθενής, αλλαγή ραντεβού, ακύρωση την τελευταία στιγμή.
5. Δύο εβδομάδες παράλληλα
Για ένα μικρό διάστημα κρατήστε και τον παλιό τρόπο. Δεν είναι σπατάλη χρόνου. Είναι ο τρόπος να φανούν τα κενά πριν βασιστείτε αποκλειστικά στο νέο σύστημα. Όταν περάσουν δύο εβδομάδες χωρίς να ανοίξει κανείς το Excel, μπορείτε να το κλείσετε.
6. Πρόσβαση και αντίγραφα από την πρώτη μέρα
Ορίστε από την αρχή ποιος βλέπει τι. Η γραμματεία χρειάζεται τα ραντεβού και τα στοιχεία επικοινωνίας, όχι απαραίτητα τις κλινικές σημειώσεις. Βεβαιωθείτε επίσης ότι υπάρχουν αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας και ότι ξέρετε πώς επαναφέρονται. Τα δεδομένα υγείας έχουν αυξημένη προστασία από τον GDPR, οπότε αυτό δεν είναι λεπτομέρεια για αργότερα.
7. Μετρήστε κάτι απλό
Διαλέξτε ένα μέτρο που σας ενοχλεί σήμερα, για παράδειγμα πόσο χρόνο παίρνει να βρεθεί το ιστορικό ενός ασθενή όταν τηλεφωνεί. Μετρήστε το πριν και ένα μήνα μετά. Αν δεν έχει βελτιωθεί, κάτι στη διαδικασία χρειάζεται αλλαγή, όχι απαραίτητα το εργαλείο.
Η ηλεκτρονική συνταγογράφηση και οι παραπομπές συνεχίζουν να γίνονται στις πλατφόρμες που ήδη χρησιμοποιείτε. Ο στόχος εδώ είναι το δικό σας αρχείο: να υπάρχει μία εικόνα για κάθε ασθενή, που τη βρίσκετε σε δευτερόλεπτα.